Son muchos  los factores que debes tener en cuenta a la hora de plantear una mudanza para el traslado de tu oficina. La organización y la logística, se vuelven elementos clave para cumplir plazos, no perder absolutamente nada y tener el control para que ni tu negocio ni tus trabajadores pierdan un tiempo muy valioso.

Cualquier empresa de mudanzas profesional que ofrezca sus servicios para gestionar una mudanza de sede u oficicina, realizará en primer lugar una visita sin compromiso a la oficina a trasladar, con capacidad técnica suficiente para valorar adecuadamente los puntos clave del traslado y asesorarle en todas las dudas que la empresa cliente pueda tener.

Un aspecto fundamental para cualquier emprea es que la organización del traslado contemple y minimize el posible período de paralización de la empresa. Para una empresa de tamaño pequeño este tiempo se puede reducir al mínimo pero para empresas de tamaño medio o grande, en muchas ocasiones será preferible que la empresa profesional de mudanzas plantee realizar la mudanza en días o semanas alternas, departamento a departamento. La experiencia y flexibilidad de la empresa de mudanzas es en estos casos un factor determinante así como el hecho de aportar todo el material necesario, contar con una amplia plantilla de personal altamente cualificado, aportar experiencia con la emisión de seguros obligatorios, incluso seguro todo riesgo si el cliente decide contratarlo.

Mudanzas El Pato es un referente en el sector de mudanzas y nuestra experiencia es nuestro principal aval, con docenas de empresas que han confiado en nosotros incluso repitiendo a lo largo de estos años. Mudanzas eficientes = Empresas + productivas.

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Aspectos a tener en cuenta a la hora de hacer una mudanza de oficina

Fechas y cumplimiento de plazos

Toda mudanza, ya sea de una empresa o de un comercio, supone un trastorno muy severo en los hábitos, costumbres y la getión de la empresa y dinámica diaria por lo que, para minimizarlos, es necesario que sea lo más rápido posible y en el momento más adecuado. Cuando hablamos del traslado de una empresa, industria, comercio u oficina, en estos casos, alteramos la vida de trabajadores, clientes y proveedores, por todo ello elegir la fecha más adecuada, realizarlo en el menor plazo posible, disponer de flexibilidad para realizarlo por departamentos, evitando paralizar totalmente la empresa y con el mínimo de trastornos posibles serán aspectos determinantes para el éxito del traslado.

Embalaje

Los enseres a trasportar suelen ser de lo más variado, salas de servidores, ordenadores, salas de juntas con pantallas de granformato y sistemas de videoconferencias, salas de archivos y documentos confidenciales y sensibles y por supuesto las particularidades de empresas de sectores específicos, maquinaria de precisión, robótica especializada, cajas fuertes, obras de arte, productos de todo tipo, químicos o inflamables, incluso perecederos, frescos y congelados, y una sorprendente variedad de objetos que en nuestra larga trayectoria en el sector de mudanzas hemos tenido que transportar. El embalaje siempre es fundamental para que nuestros enseres lleguen a destino de forma correcta, y lleguen clasificados para facilitar su recolocación en el nuevo destino.

La variedad de embalajes necesarios es tan extensa como los objetos, y son los profesionales quienes saben que productos utilizar y pueden conseguir el material adecuado para cada situación y ante todo con la calidad adecuada para proteger efectivamente el contenido y que sea altamente reciclable y respetuoso con el medio ambiente.

Desmontaje y montaje

Si echamos un vistazo a una oficina moderna, veremos infinidad de objetos que en su día llegaron en una caja, y fueron instalados allí mismo y a la hora de hacer el traslado no contamos ni con el instalador ni el embalaje original, esto no debe convertirse en ningún problema si contamos con la empresa adecuada, previstos de la herramienta adecuada, capaz de desmontar y montar mesas, sillas, separadores, percheros, servidores, proyectores, mesas de juntas, librerías, estanterías, fotocopiadoras, cocinas, elementos de iluminación, etc…

Sí bien es cierto que, debido a la rapidez necesaria en estos tipos de traslados, se prioriza el tiempo, tratando de desmontar sólo aquello que resulta imprescindible, hay multitud de enseres que por medidas, peso, y dificultades en su manejo, necesita de profesionales cualificados para realizar este tipo de trabajos.

Transporte

En el punto anterior, se mencionó lo importante que resulta ahorrar tiempo en desmontar y montar, todo aquello que pueda ser manejable, con el fin de agilizar el trabajo, esto supone la necesidad de utilizar vehículos con mayor espacio y dotados de trampillas elevadoras, carretillas, transpalés, plataformas de arrastre, gatos hidráulicos, plataformas elevadoras también de gran formato para minimizar el peso y movimientos maximizando la seguridad e integridad de trabajadores, mobiliario y enseres.

Es fácil de entender que una mesa de oficina montada ocupa mucho más espacio que desmotada tabla a tabla y dado que el objetivo primordial en este tipo de traslados es la rapidez para minimizar trastornos en la vida comercial de la empresa, es necesario valorar según la distancia del traslado si merece la pena aumentar el tamaño o número de vehículos y reducir el personal y tiempo de los montadores. No hay dos casos iguales, y lógicamente no es lo mismo un traslado dentro de la misma ciudad que si el traslado supone realizar cientos de kilómetros.

El acondicionamiento, de los objetos y su estivación se requiere hacer de forma profesional y suele ser el condutor-técnico de mudanzas, conocedor de las características de su vehículo, quien organiza la carga y descarga, utilizando elementos de anclaje que reducen los riegos de roturas.

Documentación

Si hay algo en lo que todos nuestros clientes nos inciden al visitar un proyecto de mudanza de oficina, es el tratamiento de la documentación. Sin duda es importante la confidencialidad, clasificación y seguridad de los documentos, mucho más importante incluso que el propio mobiliario, si un mueble sufre un daño, se repara o reemplaza fácilmente, pero una documentación que no aparece, o que es de tipo confidencial, se convierte en un gran problema que en algunos casos podría ocasionar incluso la paralización de la empresa o problemas legales para la misma.

La documentación ha de ser trasportada en cajas cerradas, y precintadas, identificadas en el mismo instante que son embaladas, la etiqueta de la caja, no debe registrar el contenido de los documentos, para garantizar la confidencialidad de los mismos, su identificación se realiza mediante una numeración que indica el puesto de trabajo, su número de caja y el número total de cajas de ese puesto de trabajo, por ejemplo:  caja 17/03/20, esto nos indicaría que pertenece al puesto de trabajo nº 17, siendo esta  la caja nº 3 de un  total de 20 cajas de ese puesto…

En la descarga el operario localizará el puesto de trabajo 17 y le acercará el total de 20 cajas, en caso de faltar alguna será fácilmente identificable que número de caja falta por completar su lote.

Para el traslado de grandes archivos, bibliotecas y fondos históricos existen protocolos más complejos que hemos analizado en artículos anteriores a éste puesto que hemos llegado a gestionar traslados de administraciones públicas, universidades y bibliotecas municipales.

En Mudanzas El Pato , solemos aconsejar a nuestros clientes que participen del proceso organizativo para el traslado de información y que inicialmente sean sus mismos empleados quienes embalen la documentación de sus puestos de trabajo y les facilitamos el material necesario explicando la forma correcta de etiquetado. Hay una doble razón, para recomendar que sea el mismo trabajador quien se ocupe, por un lado, respetar la confidencialidad de los documentos y por otro aprovechar la ocasión para realizar una limpieza y destrucción de documentos antiguos, algo que solo ellos pueden realizar. Facilitamos diferentes embalajes para el reciclaje de plásticos, metales, material electrónico o documentos y nos encargaremos de llevar a los puntos de reciclaje, y en el caso de los documentos solicitar su certificado de destrucción por una empresa autorizada.

Cuidado de los muebles y elementos a transportar

En varios artículos hemos destacado la relevancia de la relación transporte-embalaje. Cualquier traslado, más aún cuando se trata de mobiliario, requiere de un embalaje minucioso y experto, y un profesional que lo utilice de forma correcta, la rapidez necesaria en estos casos, nunca debe ser excusa para descuidar el esmero y material que garantice un trato adecuado del mobiliario que transportamos.

En la carga y descarga del vehículo, es necesario realizarlo de forma responsable, sin arrastrar, sin rozar, priorizando las zonas bajas para los objetos pesados y los más altos para lo más liviano, el anclaje para inmovilizar los bultos, la etiqueta de «Frágil», etiqueta «posición única»… todo debe ser tenido en cuenta y no escatimar en el número de viajes o vehículos, para evitar forzar la mercancía.

Problemas que suelen surgir en la mudanza de una oficina

Son multitud los problemas que nos podemos encontrar, pero todo ello lo resumimos en dos. Falta de profesionalidad y falta de planificación.

Falta de Profesionalidad

Sobre todo, en oficinas pequeñas, el cliente solo ve un trabajo de dos mozos y la necesidad de una furgoneta o un pequeño camión, y se contrata a un transportista, sin tener en cuenta su experiencia y formación para realizar una mudanza. Posteriormente aparecen los problemas, falta de embalajes, falta de personal, falta de espacio, falta de formación en el montaje, y es entonces cuando descubrimos que no, que una mudanza es algo más que una furgoneta y dos señores fuertes.  Aquello que se iba a llevar a destruir o a un punto de reciclaje, lo encontramos en un contenedor a la vuelta de la esquina con el riesgo de recibir una denuncia con un valor mucho más elevado que el dinero que nos podemos ahorrar.

Falta de planificación

Ya sea una empresa de 300 puestos de trabajo como una pequeña empresa de 2 trabajadores, la planificación es fundamental para que salga bien.

Nunca se debe aceptar un presupuesto de mudanza por via on-line, un técnico tiene que visitar la oficina a trasladar, ver las medidas de acceso, calcular el  material de embalaje, personal necesario, elementos de transporte interno, comprobar la capacidad de los ascensores, lugar de aparcamiento, la necesidad de uso de grúas y tiempo de realización.

Exija un presupuesto cerrrado, con penalizción en caso de no cumplir los plazos establecidos, seguros… Exija material de protección para portales, ascensores y escaleras del edificio… No deje su mudanza de sede corporativa, almacén, comercio u oficina al azar…

La reputación de Mudanzas El Pato es un pilar fundamental de nuestra empresa y nos hace sentir orgullosos. Puedes confiar plenamente en nuestra efectividad depositando en nuestras manos expertas la gestión del traslado a tu nueva ubicación empresarial o a tu nuevo hogar.

Nota: Mudanzas El Pato recomienda a la empresa yasonlasocho.es como Agencia de Diseño Web,  Marketing Online y Asesoría Tecnológica.