Mudanzas de Empresas y Oficinas: Cómo comunicar el traslado a los empleados
Designar una persona como Agente de Traslado puede ser el mejor medio para establecer una buena comunicación entre los trabajadores, la dirección y la empresa encargada de gestionar la mudanza. Esta persona va a ser el encargado de recibir las dudas e inquietudes que tengan los empleados respecto a cualquier cambio que se quiera ejecutar dentro de la empresa. Además, el Agente de Traslado se encargará de orientar a los trabajadores en los temas referentes a la mudanza, así como la recepción de sugerencias por parte de los empleados.
Este agente puede ser un empleado, un jefe de equipo o supervisor, el encargado de Recursos Humanos o una persona externa contratada para desempeñar ese puesto. En ese sentido existen empresas muy profesionales en el sector de mudanzas que pueden ofrecer a las empresas la contratación de estos perfiles para gestionar la mudanza.
Mudanzas El Pato es un referente en el sector de mudanzas de empresas, con una larga trayectoria de servicios de traslado para grandes, medianas y pequeñas empresas así como servicios habituales para la administración pública, centros universitarios y educativos, etc.
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¿ Cómo informar a los trabajadores del traslado?
Es importante valorar que cada uno de los trabajadores de una empresa trae consigo una serie de valores, costumbres y tradiciones propios de sus vivencias y experiencias personales.
Es importante elegir las palabras que serán utilizadas para notificar el cambio a los empleados. El mensaje debe ser claro, sin prestarse a confusión o a segundas interpretaciones. Es una buena oportunidad para organizar una reunión general o un evento y comunicarlo a través de una pequeña presentación o discurso, pero, de no ser posible, la escritura de una circular es una formalidad muy valorable. Dicho documento debe indicar:
- La fecha o fechas asignadas a la mudanza.
- Cuáles serán sus responsabilidades antes, durante y después de la mudanza
- El tiempo del que disponen para empaquetar los archivos, equipos informáticos y material de oficina en general y si recibirán ayuda para esas tareas de la empresa encargada de la mudanza.
- Periodo para desembalar el material de trabajo al estar en la nueva oficina y si recibirán ayuda para esas tareas de la empresa encargada de la mudanza.
- Detalles adicionales (si se realizará una mudanza escalonada, por departamentos, por ejemplo).
La notificación del cambio también debe realizarse de manera formal para los clientes y proveedores, quienes, para continuar con la relación comercial, necesitan sus nuevos datos de contacto.
Información adicional relevante
Cada empresa que se traslada debe intentar ponerse en la mente de sus trabajadores y prever cuáles serán las preguntas más frecuentes respecto a la mudanza. De este modo, podrá establecer una lista de posibles respuestas adecuadas. En este sentido es importante clarificar por ejemplo aspectos relevantes como:
¿Qué beneficios traerá a los empleados la mudanza de oficina?
El nuevo espacio se encuentra más cerca de la estación del metro; el espacio para las oficinas es más amplio, etc.
(En caso de mudanza escalonada o segmentada) ¿Quiénes se mudarán primero?
El departamento de informática, los encargados de la recepción, el equipo de producción, etc. Es conveniente añadir una breve explicación de por qué fue seleccionado ese orden de traslado
¿A quién dirigirse en caso de un imprevisto?
Al jefe de equipo o departamento, al supervisor, al gerente… Es importante facilitar el nombre de la empresa de mudanzas encargada de gestionar el traslado y aclarar quién es la persona de contacto en esa empresa y si los trabajadores contarán con la ayuda y el asesoramiento de esa empresa de mudanzas para las diferentes fases del traslado.
En este sentido el asesoramiento por parte de la empresa de mudanzas puede ser fundamental para garantizar el avance de las fases de traslado puesto que el cumplimiento con las fechas establecidas es esencial para garantizar la confianza y para no obstruir los planes desarrollados. Las mudanzas de oficina deben ser rápidas, cuidando de no estresar a los empleados con detalles como la incertidumbre o la falta de seriedad por parte de la organización.
Una mudanza de oficina puede ser un proceso ágil si se planea adecuadamente y si existe una comunicación buena y sólida entre la dirección, sus empleados y la empresa de mudanzas. Además, contar con un equipo de profesionales que le ayuden a transportar el mobiliario y los documentos de su empresa, será pieza clave para el éxito de su traslado.
Por eso aportamos profesionalidad, por eso somos Mudanzas El Pato, su empresa de mudanzas.
La reputación de Mudanzas El Pato es un pilar fundamental de nuestra empresa y nos hace sentir orgullosos. Puedes confiar plenamente en nuestra efectividad depositando en nuestras manos expertas la gestión del traslado a tu nueva ubicación empresarial o a tu nuevo hogar.
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