(Consulta nuestra página de Oficinas)

Una mudanza de oficina es diferente a una mudanza particular: por lo general, hay muchas más personas involucradas y el material a trasladar es claramente diferente, equipos informáticos, maquinaria, archivos y documentación confidencial… por lo que necesariamente la organización es bien diferente a la de un particular. Además, para una empresa mudarse de oficina puede suponer dejar de estar operativos durante algún tiempo, o al menos no estar plenamente operativos al 100%. Por eso estudiar los costes, contar con una buena planificación y realizar una mudanza eficiente es de vital importancia.

Consejos para cambiarse de oficina
Ya seas una empresa pequeña, mediana o grande, Mudanzas el PATO te trae unos consejos que te servirán para hacer la mudanza de tu oficina lo más organizada posible.

Cuenta con profesionales
Huye de los amigos y conocidos con deseos de ayudar. Tenga el tamaño que tenga tu empresa, lo mejor es siempre contar con una empresa de profesionales de las mudanzas para que realicen toda la gestión, para que la mudanza sea más efectiva, el embalaje sea más seguro, y para que, en definitiva, todo salga perfecto…
Aunque tu oficina sea pequeña y realmente seáis muy pocos, os vais a ahorrar muchas complicaciones y dolores de cabeza contratando los servicios de una empresa especializada en mudanzas como Mudanzas el PATO.

Planifica con antelación tu mudanza de oficina
Una de las claves para que la mudanza de la oficina sea eficiente es que cada persona tenga unas instrucciones claras y concisas sobre qué debe hacer, cuándo y cómo. En este tema Mudanzas el PATO cuenta con grandes profesionales con 40 años de experiencia donde cada operario conoce perfectamente cuál es su labor. Por ejemplo, un operario quizás debe encargarse solo de empaquetar sus objetos personales, o también puede ser quien se encargue del traslado de un determinado tipo de documentos.
Si la empresa es muy grande, asignar encargados para coordinar cada departamento puede ayudaros a organizaros mejor.

Planifica tu presupuesto y analiza opciones
Es importante plantear objetivamente el presupuesto inicial no cerrado que puedes destinar a la mudanza. Para hacer el presupuesto básico de una mudanza de oficina, debes tener en cuenta cuánto tiempo os llevará hacer la mudanza, ya que durante ese período no seréis productivos al 100%. Al margen de eso, tendrás que considerar también los costes de la mudanza en sí. Mudanzas el PATO siempre te dará el presupuesto más económico con todas las garantías de una empresa de toda confianza.
Una vez conozcas el presupuesto que podéis destinar a la mudanza, compara las opciones de que dispones: analiza las ofertas de distintas empresas de mudanza y elige la que mejor se adapte a vuestras necesidades. No olvides considerar factores como la calidad del embalaje que usan, si cuentan con seguro o no, si tienen servicio guardamuebles para almacenar mobiliario durante la mudanza…. Mudanzas el PATO cumple sobradamente todos estos requisitos.

Estudia la fecha del traslado
Considera la fecha de tu mudanza estratégicamente. Si vuestra empresa es de tamaño medio o grande y os va a llevar mucho tiempo mudaros, podéis elegir hacerla durante los meses de menor actividad de vuestro sector.
Por ejemplo, por regla general mudarse durante los meses de verano puede ser una buena opción, aunque tendrás que tener en cuenta las vacaciones de los empleados y la disponibilidad de la empresa de mudanzas organizadora. Llama con tiempo, Mudanzas el PATO os ayudará a encontrar el tiempo y fechas idóneas para completar con éxito vuestra mudanza.

Traslada los equipos informáticos o maquinaria primero
Una de las primeras cosas que debe trasladarse son los equipos o sistemas que necesiten un proceso largo de montaje e instalación. Por ejemplo, ordenadores, teléfonos, pequeña o gran maquinaria…
Es conveniente trasladarlos a la nueva oficina lo antes posible para que el equipo técnico pueda ir adelantando su instalación. Mudanzas el PATO cuenta con personal experimentado y cualificado para el traslado seguro de todo tipo de material y maquinaria sensible.

Realiza un inventario
Hacer un inventario previo para la mudanza de una oficina puede ser todo un reto, según su tamaño, pero ayudará a que no se pierda nada durante la mudanza y a encontrar los objetos más rápidamente una vez se esté en la nueva oficina.
Para el inventario, es recomendable que lo organicéis por departamentos y que cada departamento se encargue de ir recopilando el contenido de cada caja. Y por supuesto, etiquetad las cajas de acuerdo al inventario para localizarlas después.

Prescinde de lo innecesario
Una mudanza es una oportunidad ideal que tu empresa debe aprovechar para prescindir de lo innecesario. Es fundamental deshacerse de cualquier material que no sea necesario o que se ha ido acumulando con el paso del tiempo como material viejo, presupuestos, historiales o stock almacenado. Puede ser un buen momento también para plantearse si sería interesante para vuestra empresa contratar un servicio de guarda de archivos definitivos o custodia de aquel material del que no debéis deshaceros pero que ocupa un espacio incómodo de reservar en vuestra nueva ubicación. Mudanzas el PATO cuenta con un servicio profesional completo de Guardamuebles, Trasteros, Almacenes Privados y Servicios de Custodia de Archivos.

Caja de imprescindibles
Cada empleado debería tener preparada una caja de los objetos imprescindibles que necesita para poder empezar a trabajar lo antes posible.
De esta manera, en cuanto el mobiliario y equipos mínimos necesarios para empezar a trabajar estén listos, los empleados podrán retomar sus tareas mientras se monta el resto de la oficina.

Planifica el material necesario para embalajes y desmontado de mobiliario
Para hacer una mudanza, necesitarás una serie de suministros básicos: cinta adhesiva, cajas, tijeras para cortar la cinta, plástico de burbujas… Planifica todo lo que vayáis a necesitar para que la mudanza no tenga que interrumpirse por un motivo como que no os quede cinta.
El embalaje de todo el material de oficina puede parecer simple pero es un proceso delicado: las piezas más frágiles deben ser embaladas en papel de burbujas para evitar roturas y desperfectos. Por otro lado el mobiliario de mayor tamaño como escritorio o estanterías debe ser desmontado para facilitar su transporte. No realicéis esas tareas solos, Mudanzas el PATO cuenta con embalajes especializados para cada necesidad y con un personal especializado en el montaje y desmontaje ágil, seguro y profesional.

Contrata un seguro
Durante una mudanza de oficinas es muy común que algún mueble u objeto pueda sufrir algún daño o desperfecto. Para evitar este tipo de inconvenientes, es conveniente contratar un seguro de responsabilidad civil. Confía en Mudanzas el PATO para la contratación de ese seguro así como de los permisos adecuados para el traslado (licencia municipal para ocupación de la vía pública, permisos de carga y descarga si son precisos, delimitación de espacio de carga y descarga, etc…)

Avisa a tus clientes y proveedores
No olvides avisar a tus clientes, proveedores, socios y contactos relevantes con antelación sobre el traslado y cambio de dirección. La planificación, por ejemplo, de un correo corporativo a tus contactos con el tiempo de antelación adecuado es importante para clarificar las posibles dudas que les puedan surgir sobre vuestra operativa durante el período de mudanza.
No olvides también actualizar la información de contacto, dirección en vuestra web, material de papelería, material publicitario y tarjetas de visita: por supuesto, habrá que reciclar las tarjetas de visita con la dirección antigua. De esta manera, podréis evitar cualquier posible confusión de dirección con un cliente en el futuro.

Desembalar de nuevo la oficina
Una vez realizado el traslado, se precisará de un poco de organización y paciencia para realizar las labores de desempaquetado. Ubica las cajas según la planificación que se haya realizado y poco a poco comprueba que todo ha llegado bien y sin daños. Mudanzas el PATO cuenta con un seguro para estos menesteres, por lo que se hace responsable de los posibles daños que se puedan originar durante la mudanza.