¿Cómo gestionar el traslado de información en una Mudanza?

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¿Cómo gestionar el traslado de información en una Mudanza?

¿Cómo gestionar el traslado de información en una Mudanza?

por | May 23, 2024 | General

Si bien los datos oscilan entre comunidades se estima que después del la pandemia COVID19 se produjo un cambio de paradigma en las empresas españolas y que globalmente  más del 50% de las empresas cambio de oficinas en muchos casos hacia sedes más pequeñas o las cerró totalmente pasando a ocupar centros de coworking o simplemente, manteniendo tan solo presencia online a través de páginas web o tiendas virtuales.

Es dentro de este nuevo modelo empresarial que muchas empresas se plantean qué hacer con su información, sus archivos y su documentación. Alquilar naves más pequeñas con la capacidad justa para mantener su gestión documental o incluso alquilar espacios de almacenamiento en guardamuebles simplemente para contener archivos e información se ha convertido en una realidad para muchas empresas.

En este artículo le ofrecemos algunos consejos para la organización de archivos y documentación previos a una Mudanza de Oficina y además le ofremos una infografía práctica sobre gestión documental. 

Mudanzas El Pato es un referente en el sector de mudanzas y ofrecemos completos paquetes de  servicios de traslado de oficinas, archivos e información y de alquiler de guardamuebles con los que gestionamos de manera efectiva las nuevas y más complejas realidades de las empresas. Mudanzas eficientes = Empresas + productivas.

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Consejos para organizar archivos previo a una Mudanza de Oficina

Implementar un sistema de organización en archivo antes de la mudanza
Los sistemas de archivo permiten ordenar los documentos de acuerdo a distintos criterios, lo más frecuente y fácil de comprender por los equipos de trabajo es utilizar un orden alfabético o numérico. Sin embargo, si su empresa tiene unas necesidades muy particulares podría utilizar una organización basada en categorías o fechas.

Nuestra recomendación es que no cree categorías de organización demasiado específicas que luego limiten las posibilidades para archivar los documentos. Cuando se tienen muchas categorías la cantidad de carpetas empiezan a aumentar y la idea del archivo es poder consolidar para acceder fácilmente a los documentos cuando se necesite y, al mismo tiempo, almacenarlos de forma segura, lo que facilitará el traslado.

Crear carpetas correctamente identificadas
Cada documento en el archivo debe estar dentro de una carpeta con todos los datos de identificación para saber cuál es su contenido solo que leer el etiquetado. Por ejemplo, número de expediente, nombre del cliente, tipo de documento o cualquier otro dato que se considere relevante.

Las carpetas pueden llevar un etiquetado adicional de color para conocer de solo un vistazo a la categoría que pertenece y aun así ser organizadas por fecha o un criterio alfanumérico.

Utilizar archivadores
Todo su sistema debe permanecer almacenado en un archivador de buena calidad. Le sugerimos usar unos no muy grandes porque suelen alcanzar mucho peso, deteriorarse más rápido y ocupar mucho espacio. Asimismo, deberá numerar los archivadores y sus respectivas bandejas o gavetas. Realice un inventario con soporte electrónico del contenido de cada archivador, así desde un ordenador podrá saber que hay en él y buscar lo que necesite sin problema.

Digitalizar los documentos que no requieran estar en físico
Disminuir la cantidad de papel hará que su sistema de organización sea más eficiente disminuyendo la demanda de espacio para almacenamiento y recursos de impresión disminuyan. Verifique cuáles documentos pueden y deben ser digitalizados y solo mantenga en archivos físicos lo verdaderamente importante.

Llevar sus archivos a un servicio de guardamuebles
Es posible que para realizar la primera mudanza requiera trasladar e instalar todo el mobiliario y los distintos equipos electrónicos, antes de recibir todos los documentos. Los servicios de guardamuebles pueden ser justo lo que necesite para mantener en resguardo sus archivos hasta que pueda recibirlos en su nueva oficina. De la misma manera puede utilizar un servicio de guardamuebles para preservar y custodiar allí documentación definitiva o archivos históricos de rara utilización.

Con esto último podemos ayudarle, durante su mudanza llevaremos sus archivos a un lugar de almacenamiento temporal y luego a sus instalaciones de trabajo facilitándole todo el proceso.

La reputación de Mudanzas El Pato es un pilar fundamental de nuestra empresa y nos hace sentir orgullosos. Puedes confiar plenamente en nuestra efectividad depositando en nuestras manos expertas la gestión del traslado a tu nueva ubicación empresarial o a tu nuevo hogar.

Nota: Mudanzas El Pato recomienda a la empresa yasonlasocho.es como Agencia de Diseño Web,  Marketing Online y Asesoría Tecnológica.

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